Aufbewahrung

Bestimmungen zur Aufbewahrung von Schriftgut
Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen
-zehnj�hrige Aufbewahrungsfrist
-sechsj�hrige Aufbewahrungsfrist

Bestimmungen zur Aufbewahrung von Schriftgut (� 257 HGB)

1. Jeder Kaufmann ist verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:
   
   1. Handelsb�cher, Inventare, Er�ffnungsbilanzen, Jahresabschl�sse, Lageberichte, Konzernabschl�sse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verst�ndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
   2. die empfangenen Handelsbriefe,
   3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe
   4. Belege f�r Buchungen in den von ihm nach � 238 Abs. 1 zu f�hrenden B�chern (Buchungsbelege).
   
2. Handelsbriefe sind nur Schriftst�cke, die ein Handelsgesch�ft betreffen.
   
3. ...
   
4. Die in Absatz 1 Nr. 1 aufgef�hrten Unterlagen sind zehn Jahre und die sonstigen in Absatz 1 aufgef�hrten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
   
5. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Er�ffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.
   
   

Vernichtung von Buchhaltungsunterlagen

F�r Buchf�hrungsunterlagen gelten bestimmte Aufbewahrungsfristen (vgl. � 147 AO). Mit Ablauf dieser Fristen k�nnen nach dem 31. Dezember 2002 folgende Unterlagen vernichtet werden:

 Zehnj�hrige Aufbewahrungsfrist:

• B�cher, Journale Konten, Aufzeichnungen usw. f�r die Jahre 1991 und fr�her;
• Inventare, Jahresabschl�sse, Lageberichte, Er�ffnungsbilanzen, die 1991 oder fr�her aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verst�ndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
• diese Frist gilt bei EDV-gest�tzten Buchf�hrungssystemen auch f�r Verfahrensdokumentationen, Handb�cher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchf�hrung auch erf�llt, wenn die genannten Buchf�hrungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt w�rden k�nnen;
• f�r Buchungsbelege gilt ebenfalls die zehnj�hrige Aufbewahrungsfrist.

 Sechsj�hrige Aufbewahrungsfrist:

• sonstige f�r die Besteuerung bedeutsame Unterlage sowie Gesch�ftsbriefe aus dem Jahre 1996 oder fr�her

Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zul�ssig, wenn die Frist f�r die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. �� 169, 170 AO.)